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品質担保に必要不可欠

スーツの女性

大枠から作成する

作業手順などをドキュメント化することは仕事の属人化を防止するとともに、誰が行っても同じ品質を担保することができるようになることや、仕事の品質を改善するためのベースになるなど重要になっています。マニュアル作成は単純に工数になるからと省く場合も多くありますが、日ごろ業務を行う人が責任をもって作成する事が最も大事になります。アウトソーシングなど工数を振り分けることも望ましくありません。しかし最初から詳細のマニュアルを作成しようとするとどこかのタイミングで挫折してしまいます。そのため無理のない範囲で完成までの日程を決めてからマニュアル作成に取り掛かることが大事なポイントになります。またマニュアル作成は大枠から作成し始めることも大事です。

ブラッシュアップすること

マニュアルは作成したら完成ではありません。マニュアルを未経験者に使わせて、実際に業務を行わせることが大事です。これにより抜けのチェックや、わかりにくい点や紛らわしい点などをブラッシュアップしていくのです。特に言葉の表現など間違いやすいものや、専門用語の仕様などはできる限り使用しないように工夫することが大事です。マニュアル作成は一度作成したら終了ではありません。作業工程は常に向上させることを目的に改善されます。そのためその都度マニュアルの改訂版を作成する必要性があります。作業員は常にマニュアルを見ながら作業する雰囲気を当然の環境とすることが品質を担保する一番大事な要素になります。マニュアルを改定するのも大事な作業のひとつなのです。

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